Krajowy System e-Faktur (KSeF)

Home / Krajowy System e-Faktur (KSeF)

Co to jest KSeF i do czego ma służyć?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to nowoczesna platforma elektroniczna służąca do wystawiania, przesyłania i archiwizowania faktur sprzedażowych w Polsce. System funkcjonuje już od 1 stycznia 2022 roku, jednak do tej pory korzystanie z niego było dobrowolne- to zmienia się w 2026 roku. W odróżnieniu od tradycyjnych faktur papierowych i PDF-ów, faktury w KSeF mają format XML. Oznacza to, że są automatycznie rejestrowane i archiwizowane przez system Ministerstwa Finansów. Centralna platforma KSeF zarządzana przez Ministerstwo Finansów będzie zatem pośredniczyć w całym procesie fakturowania.

Jak to działa?

Przedsiębiorca wystawia fakturę w formacie XML i przesyła ją do KSeF, gdzie następuje jej weryfikacja i nadanie numeru referencyjnego. Faktura zostaje uznana za wystawioną dopiero po zatwierdzeniu w systemie. Odbiorca nie dostaje jej e-mailem – zamiast tego może pobrać ją bezpośrednio z systemu lub przez swój zintegrowany program księgowy. Wersja papierowa faktury będzie mogła funkcjonować wyłącznie jako kopia. Dzięki temu każda faktura jest autoryzowana, zarchiwizowana i dostępna online przez 10 lat.

Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy?

Od 1 lutego 2026 roku – dla czynnych podatników VAT (większość firm średnich, dużych i część mikroprzedsiębiorstw).

Od 1 kwietnia 2026 roku – dla firm korzystających ze zwolnienia z VAT (np. freelancerzy, działalności nierejestrowane, niektórzy lekarze i nauczyciele prowadzący jednoosobowe firmy).

Co należy zrobić?

Należy przygotować firmę na Krajowy System e-Faktur ponieważ firmy będą musiały zaktualizować oprogramowanie, przeprowadzić szkolenia i często skonsultować proces z zewnętrznymi specjalistami IT lub doradcami podatkowymi.

Warto zapoznać się z zasadami działania KSeF i odpowiednio wcześnie przygotować się na wdrożenie.

Programy do fakturowania muszą obsługiwać strukturę FA(2), umożliwiać generowanie faktur w formacie XML i komunikację z API KSeF. Oznacza to konieczność wdrożenia funkcji podpisywania dokumentów, odbierania UPO (urzędowego poświadczenia odbioru) oraz zarządzania tokenami dostępowymi. Program powinien również pobierać faktury przychodzące i zapisywać historię operacji.

Dlatego przygotuj firmę na Krajowy System e-Faktur razem ze SPRINTER IT Sp. z o.o.

  • Pomożemy sprawdzić integrację Twoich narzędzi i oprogramowania z KSeF
  • Przeszkolimy pracowników Twojej firmy oraz zintegrujemy środowisko KSeF
  • Będziemy na bieżąco informować o zmianach legislacyjnych oraz komunikatach Ministerstwa Finansów w sprawie KSeF.
Skontaktuj się

Aby uzyskać dodatkowe informacje, skontaktuj się z nami.

Tworzymy piękne i niepowtarzalne cyfrowe doświadczenia. Dzięki ponad 30-letniej wiedzy i doświadczeniu projektujemy i kodujemy nowoczesne strony internetowe i aplikacje!
Mail

biuro@sprinter.com.pl
www.sprinter.com.pl

Godziny otwarcia

Poniedziałek – Piątek
8:00 – 16:00

Telefon

Tel./fax. 77 441 94 44
Tel.kom. +48 602 32 57 77

Adres

SPRINTER IT Sp. z o.o.
ul. Budowlanych 64,
45-123 OPOLE